Die in der Praxis entwickelten TCO-Modelle (TCO, RCO, TEI, usw.) unterscheiden sich sowohl in den berücksichtigten Kosteneinflussgrössen als auch in der Art der Berechnung zum Total Cost of Ownership. Fehlende Standards zur TCO-Ermittlung haben zur Folge, dass es auch keine eindeutigen TCO-Kennzahlen zum Vergleichen von Modellen gibt.

Ziele des TCO-Tools

• Vorgabe von klar definierten TCO-Objekten (Gruppe, Dienst, Kostentreiber, Personal- und Sachkosten) zur transparenten Modellierung einer beliebigen Infrastruktur als generische Baumstruktur (was das TCO-Tool bei weitem flexibler macht als 2 dimensionale Excel-Tabellen!).
• Möglichst vollständige Zuordnung sämtlicher Kosten - bestehend aus direkten (budgetierbaren) und indirekten (Opportunitäts-) Kosten - während der gesamten Nutzungsdauer der betrachteten TCO-Objekte.
• Fokussierung und Hilfestellung bei der Unterscheidung von Sach- und Personalkosten.
• Unterscheidung von diversen parametrisierbaren betrieblichen Grössen wie bspw. Kostenarten (z. B. Wartungskosten).
• Unterscheidung von buchhalterischen und TCO-Ansätzen (Nutzungsdauer, Abschreibungsdauer, wiederholende Investitionen).
• Eindeutige Berechnungsformeln und Algorithmen zur Auswertung und zum Vergleich der erfassten Modelle.
• Abhängigkeiten und Kostenverteilung von TCO-Objekten (dies ist vor allem bei pauschalen Kosten wie bspw. Gebäude und Netzwerk nützlich, die auf einzelne Bereiche aufgeteilt werden müssen).
• Graphische und tabellarische Darstellung von diversen Berichten.
• Vielleicht irgendeinmal einen TCO-Standard prägen?

Schwierigkeiten bei der TCO-Betrachtung

• Für die TCO-Betrachtung genügt oft nicht nur betriebliches oder buchhalterisches know how. Es wird auch fachliche Kenntnis der zu berechnenden Infrastruktur vorausgesetzt (z.B. muss erkannt werden welchen Einfluss ein Server auf betroffene Clients haben kann).
• TCO ist nicht gleich Buchhaltung, die Abschreibungswerte einer Sache unterliegen oft anderen zeitlichen Gesetzen als bspw. die Nutzungsdauer (1 Monitor kann auf 3 Jahre abgeschrieben werden, trotzdem beträgt die Nutzungsdauer evtl. 5 Jahre). Zudem ist der Lohn in der Buchhaltung ein ganz anderer Faktor als eine erbrachte TCO-Leistung (z.B. Benutzerschulung).
• Personelle Resourcen sind oft schwierig auf einzelne Tätigkeiten (wie Weiterbildung, unproduktive Zeit, usw.) aufzuschlüsseln.
• Der Nutzen welche die betrachteten Objekte einem Unternehmen bringen, ist klar nicht Teil der TCO-Betrachtungen (dieser kann allenfalls mit einem Return on Invest (ROI) Ansatz in Zusammenhang gebracht werden.)
• TCO-Zahlen werden oft wie Geschäftsgeheimnisse gehütet, es ist deshalb schwierig Vergleiche mit den eigenen Berechnungen anzustellen. Bei den offenen Studien sollte man stets berücksichtigen welcher Hersteller oder welcher Sponsor dahinter steht.
• Wenn man bspw. zwei völlig unterschiedliche Varianten (bspw. Inhouse-Lösung vice Outsourcing-Lösung) bezüglich TCO vergleichen will, muss man sich von Anfang an gut überlegen, womit ein effektiver Vergleich ausgewiesen werden kann.